기본기) 하던 대로 보단, 생산성 높이는 방법을 고민하자
회사가 내 삶을 책임져주지 않는다는 것을 너무 잘 알고 있습니다. 많은 직장인들이 평일에 적당히 일하고 저녁과 주말이 되면 자신의 삶을 찾아 떠납니다. 일과 삶의 균형이 무너져 고통받는 부모님과 여러 선배들, 다른 사람들의 사례를 보면서, 우리는 '저렇게 살지 말아야지'라고 각오를 다지기도 합니다.
무너진 일과 삶의 균형을 지키는 것도. 회복하는 것도 물론 중요합니다. 하지만 그 전에 먼저 떠올려야 할 키워드가 있습니다. 역설적이게도, '생산성'이란 단어입니다. 생산성에 대한 충분한 고민 없이, 단순히 균형만 외치면 현실과 이상의 괴리에 반드시 부딪치게 됩니다.
적게 일하고 많이 벌기 위해선, 그만큼의 가치를 창출해야 합니다. 균형이 중요해질수록, 생산성은 더욱 부각될 것이라 저는 확신합니다. 본질적으로 중요한 것은 일의 생산성을 높이는 것입니다. 일을 덜 해서 비율을 맞추는 것이 아니라, 생산성이 높아짐으로써 노동 시간 자체가 줄어들어야 합니다.
생산성을 등식으로 표현하면 "생산성 = 성과 / 투입 자원"입니다.
즉, 기업의 성과를 인력, 재료, 시간 등 각종 투입 자원으로 나눈 값입니다. 기업의 성과는 고객이 매기는 가치라고 볼 수 있지만, 환산하기 쉽지 않고 눈에 보이지도 않습니다. 하지만 투입하는 자원은 눈에 보이기 마련이죠.
그래서 성과를 높이는 일보다는 눈에 보이는 자원을 줄이는 방식을 활용하는 기업들이 현실적으로 많습니다. 하단의 3가지 회사를 볼까요.
A사 정규 업무 90% + 혁신과 개선을 위한 노력 10%
B사 정규 업무 60% + 혁신과 개선을 위한 노력 40%
C사 정규 업무 100% + 추가 야근 20%
어떤 회사를 지향해야 할까요? 말할 것도 없이 B사입니다.
하지만 현실적으로는 C사가 훨씬 많고, 그 다음은 A사입니다.
우리는 어떤가요?
B사의 모습은 어떨까요? 높은 생산성을 가진 회사는 생각보다 부산스럽지 않습니다. 맥락전환 비용(Context Switching)이 자주 일어나지 않도록, 우선순위나 기대 사항을 명확하게 하고, 불필요한 회의는 지양하죠. 그렇지 않으면 개인들의 집중력은 계속해서 소모되고, 바쁘게 시간을 보내기만 할 뿐입니다.
그렇다면 생산성은 어떻게 높일 수 있을까요?
생산성을 높이기 위해서는, 우리가 하는 일의 부가가치를 따져야 합니다. 이 일이 어떤 중요성을 갖는지, 위임될 수 있는지, 자동화할 수는 없는지 다시 살펴야 하는 것이죠. 꼭 내가 아니라면 위임해야 하고, 반드시가 아니라면 그만두어야 하고, 반복적이라면 더 효율적인 방법을 찾아야 합니다.
그렇게 틈을 비틀어야 중요한 일에 쏟아부을 '덩어리 시간'을 확보할 수 있습니다. 피터 드러커는 이러한 덩어리 시간을 자유재량 시간이라고 정의했고, 지식 노동자라면 반드시 확보해야 한다고 강조했습니다.
생산성은 성과와 투입 자원으로 구성되며, 생산성 향상은 개선 활동과 혁신 활동으로 구분할 수 있습니다. 그리고 이들의 상관관계를 2×2 매트릭스로 표현하면 아래와 같이 나타낼 수 있습니다.
거창한 개선이 아니어도 됩니다.
커뮤니케이션 혼선을 줄이거나 승인 절차를 바꾸는 것, 커뮤니케이션 채널을 통합해서 혼선을 줄이는 것 등 개선에는 끝이 없습니다. 기존의 일을 다시 바라보는 것이 개선이라면, 기존에 없던 일을 상상해보는 것은 혁신입니다.
모든 것들을 당연하게 생각하기보다는, 왜 그렇게 하는 것인지 의구심을 가져보고, 바꿔 나갈 것들을 하나씩 정리해보기 바랍니다. 그리고 기존 구성원들과 커뮤니케이션하는 과정에서 기존에 없었던 혁신도 꽃피울 수 있습니다.
눈부신 성장을 위한 4가지 액션 플랜
1. 반복적인 운영 업무를 나만의 업무 감각으로 만들기
반복적인 운영 업무는 늘 존재합니다. 특히 신입사원은 이를 피할 수 없습니다. 그렇다면, 어떤 자세로 이런 업무들을 처리해야 할까요? 몇 가지 팁이 있습니다.
① 끝을 생각하기
프레인글로벌의 창업자 여준영 대표는 구성원을 '일의 결과를 쌓이게 하는 사람'과 '흩어지게 두는 사람'으로 구분합니다. 예를 들어 매월 회식 장소를 정하는 '잡일(?)'을 맡은 사람이 있다고 가정해 봅시다. 대부분은 투덜투덜하며 일을 합니다. '아, 벌써 한 달이 지났어?' 하면서 괴로워할지도 모르죠.
하지만 누군가는 이렇게 생각합니다. '100번의 회식을 하고 나서 강남구 회식 지도를 앱으로 만들어야지'라고 말이죠. 똑같은 일이지만, 그에겐 참 멋진 '그만의 프로젝트'가 되는 것입니다.
여준영 대표는 이 말을 기억하라고 합니다. "내가 하는 이 일이 전통이 될 것이다." 끝을 생각하고 거기서 출발하면, 내가 하는 아무리 작은 일도 의미를 가질 수 있습니다. 이 세상에 사소한 업무는 존재하지 않는다는 마음으로 끝을 생각해 본다면, 업무가 더 다르게 다가올 수 있을 거라 생각합니다.
② 다른 사람에게 설명해보기
저는 업무를 하는 것과 업무를 다른 사람에게 설명하거나 인수인계하는 것은 완전히 다른 일이라고 생각하는데요. 반복 업무에 치여서 발전이 없다고 느낄 때쯤, 새로운 신규 입사자가 온다고 가정하고 인수인계 자료를 만들어보시는 것을 추천합니다.
본인의 일을 정리하는 과정에서 새로운 문제점이나 개선점이 보이기도 하고, 다른 사람에게 소통하는 과정에서 업무의 의미와 자신에 대한 효능감을 새롭게 되새기기도 합니다.
③ 미세한 차이를 기록하기
일의 결과뿐만 아니라, 업무 과정을 남기고 공유하고자 하는 의식적인 노력은 아주 중요하다고 생각합니다. 실제로 전문가로 성장하는 것은 얼마나 많은 시간을 학습에 투여하느냐가 아니라, 그 시간을 어떻게 보내는가에 달려 있는데요.
본인이 반복하는 활동을 최대한 작은 단위로 쪼개고, 그 하나하나에 집중해 어떤 일이 일어나는지 인식하고, 미세한 조정을 해서 조금씩 개선하는 것이 훈련입니다. 앞서 말한 3가지 방법을 통합해 볼까요.
예를 들어, 고객을 대응하는 CS 업무라고 가정해 본다면, 화가 난 고객 때문에 스트레스받는 상황입니다.
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이왕이면 '화가 난 고객을 잘 대응하는 책을 만들자'고 마음먹을 수 있습니다.
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이후 동료들에게 노하우를 들어 보거나, 본인 역시 특정 접근법을 시도해보고 그것이 효과가 있었는지 리더 혹은 동료들과 이야기 나눠볼 수 있겠죠.
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그리고 다음에는 어떻게 다르게 해보고 싶은지 생각해보고 또 새로운 시도를 반복하는 것입니다.
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그 모든 과정을 노트에 기록해서 쌓아 둘 수 있다면, 나만의 매뉴얼이 되는 것과 동시에 책이 만들어질 수도 있습니다.
아무리 반복적인 운영 업무라 하더라도, 미세한 차이를 인식하고 기록하며 개선 작업에 반영하다 보면 나만의 '섬세한 감각'이 생기기 마련입니다. 반복을 피할 수 없다면, 차이를 만드는 기회로 만들어 보는 건 어떨까요?
2. 지금 배워야 하는 것을 챙기기
① 일하는 방식에 대해 배워야 합니다.
실제 업무를 할 때 구체적으로 방법을 캐내야 합니다. 예를 들어 고객조사를 하게 된다면 우리 고객은 누구인지, 어디에서 어떤 방식으로 고객조사를 하는지, 결과물은 어떻게 정리해야 하는지, 얻고자 하는 결론은 무엇인지, 그리고 고객조사를 하는 이유와 목적은 무엇인지 알고 있어야 내가 그대로 실행할 수 있겠죠. 가능한 한 디테일하게 일의 방식을 파악하는 연습을 하길 바랍니다.
② 사람에 대해 배워야 합니다.
신입사원들이 자주 하는 실수에는 어떤 게 있을까요? 저는 함께 일하는 구성원들과 어떻게 소통하고 어떤 주제로 이야기해야 할지 몰라서 하지 말아야 할 말과 행동들을 하는 실수가 종종 있었습니다..
함께 일하는 동료와 선배들이 어떤 경험과 경력, 강점과 약점을 가지고 있는지, 듣는 사람인지 아니면 읽는 사람인지, 두괄식으로 소통하는 걸 선호하는지, 히스토리까지 구체적으로 설명 듣는 것을 좋아하는지, 어떤 행동 어떤 대화를 좋아하거나 싫어하는지 등에 대해서 물어보고 확인해야 합니다.
조직에서 팀워크로 일하려면 서로에 대해 얼마나 잘 알고 있고, 서로가 서로에게 얼마나 잘 맞추는지가 중요합니다. 즉, 서로의 관계가 팀워크를 좌우합니다. 서로에게 맞추려면 가장 기본 전제가 되는 것은 바로 '그는 어떤 사람인가?'라는 정보의 습득이고요.
③ 팀의 과거 히스토리를 배워야 합니다.
히스토리는 크게 2가지입니다.
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조직의 히스토리: 우리 조직의 비전부터 시작해서 어떤 과업들을 수행해 왔는지 등에 대해서 알게 된다면 조금은 더 빨리 적응할 수 있고, 일을 할 때 기준이 잡히기도 합니다.
"우리 팀의 목적은 무엇인가요?", "우리 팀의 목표는 무엇인가요?", "우리 팀의 고객은 누구이고, 그 고객은 우리 팀에게 어떤 기대를 하고 있나요?"를 물어보는 것이죠.
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과업의 히스토리: 지금 하고 있는 과업의 시작은 무엇 때문이었는지, 작년 혹은 재작년에는 어떻게 진행되었고 어떤 기록이 남겨져 있는지, 시점 또는 상황별로 어떤 사례들이 있는지에 대해 공유받아야 합니다. 그래야 실수를 반복하지 않고, BP(모범사례)는 따라 하면서 성공을 반복하도록 하는 것입니다. 선배, 동료들에게 "혹시 이 일에 대해 참고할 만한 자료나 사례들이 있을까요? 있으면 학습할 수 있게 공유 부탁드릴게요"라고 표현해 보기를 추천합니다.
3. 피드백 요청하고 꼭꼭 씹어먹기
직장의 많은 상사들은 신입사원에게 중간 피드백이 꼭 필요한 핵심 스킬이라고 생각합니다. 어쩌면 조금 깐깐하다 싶을 정도로 받는 것이 좋죠. 왜일까요? 신입사원에게 아무리 구체적으로 업무 방법을 지시하더라도, 방향이 잘못될 가능성이 크다는 것을 많은 경험에서 얻게 되었기 때문입니다.
상사에게 중간 피드백을 요청할 때, 꼭 놓치지 말아야 하는 것이 있습니다. 중간 결과물을 들고 가 평가를 받을 때, 아래 내용을 녹여서 피드백을 요청합시다.
1) 목표 대비 결과는?
2) 결과가 나오는 과정에서 잘한 것과 개선할 것은?
이 두 가지는 가장 기본적인 피드백 사항입니다. 그런데 이때는 개인이든 조직이든 자신의 성공들을 많이 노출하게 되죠. 그 외에 우리가 자주 놓치는 부분을 체크해야 합니다.
3) 예기치 않았던 성공은?
4) 예기치 않았던 실패는?
예기치 않은 성공과 실패는 우리 일에서 비일비재하게 나옵니다. 아무리 전문가라 할지라도 통제하지 못하는 외부 요인은 있을 수밖에 없거든요. 이 두 가지 질문이 피드백에서 필요한 이유는 '다음 계획에 반영하기 위해서 무엇을 해야 할까?'라는 질문으로 연결할 수 있기 때문입니다. 그래야 우리가 예기치 못했던 변수들을 다음 업무 계획을 할 때 조금이라도 반영할 수 있거든요.
또한 피드백을 할 때 가장 많이 놓치는 것 2가지도 있습니다.
5) 하기로 했는데 못한 것은?
6) 이 기간 이전보다 성장했다고 생각되는 부분은?
평가 피드백을 되돌아보면 많은 조직에서 실패를 드러내지 않고, 성공 이야기를 많이 합니다. 처음 계획하고 합의했던 목표와 레벨도 어느 순간 달라져 있는 경우도 많고요. 이유는 '인정받고 싶다'는 마음에서입니다. 그런데 피드백은 인정뿐만이 아니라, 더 성장하기 위해서 필요합니다. 피드백의 단 하나의 목적은 이전보다 더 나은 나를 만들어 가자는 의미입니다. 그래서 불편하지만 내가 일했던 과정과 결과에 대해 다른 사람(팀장 또는 선배, 동료)의 이야기를 듣는 것이 좋습니다.
4. 회의 사전 준비로 회의 성공율 높이기
회의는 일을 잘하기 위한 '의사결정 시간'이지만, 회의 준비는 회의를 잘하기 위한 '아주 중요한 일'입니다. 말장난처럼 보일지 모르지만, 그만큼 회의 준비는 회의 그 자체보다 훨씬 더 중요한 과정임에도 불구하고, 대표적으로 과소평가된 업무입니다.
회의의 결과물은 사실상 회의에 참가하기 전 사전 준비에 의해 결정되기 때문입니다. 회의의 성공과 실패는 99% 주최자에게 달려있습니다. 주최자로서 회의 준비와 관련하여 두 가지 팁을 소개합니다.
① 사전 미팅
꽤 중요하거나 민감한 주제라면 사전에 1:1 미팅으로 개인별로 맥락을 충분히 전달하고, 합의를 이루는 것이 중요합니다. 회의 시작 전, 여러 번 커뮤니케이션해야 하는 번거로운 일임에도 불구하고, 첨예한 주제를 다룰 때는 그보다 효과적인 방법도 없습니다.
사전 얼라인이 되지 않은 상태에서 갑작스럽게 회의를 진행하면 결론도 잘 나지 않을뿐더러, 이후에 1:1 미팅으로 얼라인하려고 해도 생각보다 쉽지 않을 때가 있습니다. 사람은 누구나 자기 자신이 중요하게 다뤄지기를 바라고, 그것은 일이 발생한 후가 아니라 일이 일어나기 전 단계에서 미리 커뮤니케이션하는 것을 선호한다는 의미입니다.
② 시나리오 제시
제가 개선점이나 새로운 제안을 할 때 자주 활용하는 방법인데, 의사결정을 해야 할 사항에 대해서 미리 2~3가지의 시나리오를 만들어보는 것입니다.
각각의 상황마다 강점과 약점이 있을 수 있고, 사전에 고려해야 하는 사항이 있을 수 있기에, 일단 스스로 생각하는 요소들을 미리 작성해보고, 다양한 시나리오 중에서 본인이 선호하는 방법을 제시하면 속도감 있는 의사결정을 이끌어낼 수 있습니다.
이러한 방식은 비단 회의에만 해당하는 것은 아닙니다. 저는 소통할 때 "OOO님은 어떠세요?"라고 물어보려고 노력합니다. 설사 나의 생각이나 의견이 반영되지 않는다고 하더라도, 일단 스스로 다양한 시나리오를 생각해보고 그중에서 최적의 대안을 고려하는 것은 판단력에 있어서 아주 중요한 훈련이기 때문입니다.
어떤 사전 준비나 시나리오도 없이, 그저 주제만 던지고 "여기서 의사결정을 합시다"라고 말하는 회의와, 목적에 따라 사전 미팅을 하거나 시나리오별로 대안을 마련하고 본인의 생각과 근거까지 준비한 회의의 결과는 다를 수밖에 없겠죠.
만약 같은 결론을 낸다고 하더라도, 회의 시간에 있어선 어마어마한 차이가 나게 되며, 그것이 사람들의 시간을 아껴주는 행위가 됩니다. 팀을 넘어 회사 전체에까지 영향력을 미칠 수 있는 것이죠. 그 외에도 "회의를 잘 이끌어가기 위해서는 무엇이 준비되어야 할까?"라는 질문을 스스로 던지면서 자신만의 노하우를 쌓아나가길 기대해 봅니다.
불필요한 회의가 아니라는 가정 하에, 회의를 성공적으로 이끌기 위해 투자하는 시간과 노력은 회사 차원에서도 절대 아깝지 않고 본인에게도 반드시 좋은 경험이 될 거예요!!
요약!
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생산성에 대한 충분한 고민 없이 단순히 균형만 외치면, 현실과 이상의 괴리에 반드시 부딪친다!
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내가 아니라면 위임하고, 반드시가 아니라면 그만두고, 반복적이라면 효율적인 방법을 찾기
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반복적인 운영 업무를 나만의 업무 감각으로 만들기 - 끝을 생각하며 미세한 차이를 기록하기
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지금 배워야 하는 것을 챙기기 - 일하는 방식과 사람, 팀의 히스토리에 대하여 관심을 가지기
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피드백 요청하고 꼭꼭 씹어먹기 - 중간 피드백 받기, 해결의 관점으로 성장의 기회 삼기
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회의 준비하는 법 - 1:1 커뮤니케이션으로 사전 미팅하고 시나리오 (또는 여러 가지 대안) 제시하기