보고서 작성의 목적
내가 말하고 싶은 내용을 전달하는 것!
보고서의 유형과 목적
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기획서/제안서: 문제 해결 혹은 목적 달성을 위한 방법을 다음과 같이 제안합니다.
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회의록: 이러이러한 내용으로 회의를 진행했습니다.
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결과 보고·실적 분석: 이러저러한 원인으로 이 사건의 결과·실적은 이렇습니다.
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트렌드 분석: 요즘 이러이러한 트렌드가 있습니다
보고서 작성 원칙 4가지
첫째, 두괄식으로 쓰자.
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보고를 받는 사람, 즉 의사 결정권자는 바쁘다. 하루에도 수십 개의 보고서를 봐야 하고, 의사결정을 내려야 하는데, 보고서에서 처음부터 명확하게 말하고 싶은 주제를 딱 짚어준다면 글 전체에 대한 이해도가 높아지고 내용 파악이 잘 되기 때문에 빠르게 읽어 내려갈 수 있다.
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인간의 주의 집중 시간은 매우 짧다. 2013년 마이크로소프트 캐나다는 인간이 한 사물에 집중하는 평균 시간이 8초라는 연구 결과*를 발표했다. 즉, 초반 8초 안에 메시지를 던져야 하는 것.
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듣는 사람은 결과부터 듣고 싶어 한다. 본능적으로 사람들은 내가 노력한 과정에 집중해서 말하고 싶어 하지만, 듣는 사람은 과정보다는 결과를 더 궁금해 한다.
둘째, 문서의 목적을 명확히 하자.
모든 보고 문서의 목적은 크게 설득 과 공유 두 가지로 분류할 수 있다.
기획서와 제안서는 나의 의견을 주장하고 제안하는 설득의 목적이라 볼 수 있고,
반대로 회의록과 결과 보고는 회의 내용(결과)이라는 팩트를 공유하는 목적이라 볼 수 있다.
목적이 다른 만큼, 보고서의 반영되어야 할 내용도 달라진다.
설득 의 목적이라면 설득을 위한 주장뿐만 아니라, 이 주장에 대한 근거가 명확하게 들어가야 설득력 있고 논리적인 보고서가 된다.
[설득의 목적 보고서] 예시: 재고 관리 시스템 도입 제안서
01. Executive Summary (#요약)
악성 재고 관리를 위한 재고 관리 시스템 도입 제안
02. 현황 및 문제점 (#근거)
1) 재고 자산 현황: 사업 규모 확장에 따른 재고 자산 규모 증가
2) 재고 관리 현황: 재고수불부가 엑셀 파일로 수기 관리되고 있어 휴먼 에러 발생 가능성 존재, 정산 및 관리 리소스 투입
3) 손실 처리 사례
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xx년~xx년까지 xx억의 손실 발생
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주요 원인은 재고수불부상 재고와 실물 재고 간 불일치에 따른 분실 처리
03. 기대 효과(#근거)
1) 재고수불부 수기 관리 리소스 절감
2) 재고 실사 편의성 및 정확성 증대
3) 악성 재고 관리를 통한 손실액 최소화
04. 시스템 비교(#실행방안)
1) '가'사: 비용, 제공 기능, 레퍼런스, 장단점, 도입 프로세스, 도입 기간 등
2) '나'사: 비용, 제공 기능, 레퍼런스, 장단점, 도입 프로세스, 도입 기간 등
3) '다'사: 비용, 제공 기능, 레퍼런스, 장단점, 도입 프로세스, 도입 기간 등
05. 의사결정 필요사항(#의사결정 필요사항)
1) 필요 예산 확보
2) 시스템 도입을 위한 인력 확보
3) 최종 시스템 선정
공유 의 목적이라면 회의 내용과 결과를 담은 팩트를 정리하는 것에서 그치면 안되고, 이 팩트가 나오게 된 원인이나 배경, 앞으로의 방향성, 가치 판단, 개선방안, 인사이트 등 이 패트에 대해 어떻게 생각하는지의 의견도 남기자.
[공유의 목적 보고서] 예시: 포인트 적립 프로모션 결과 보고
01. Executive Summary(#요약)
12/1 - 3만 원 이상 구매시 20% 포인트 적립 프로모션으로 구매자 총 xxx명, 거래액 xxx억 확보. 역대 최대 적립률에도 불구, 외부 홍보채널 예산 축소로 신규 회원 확보 저조. 이후 진행시 외부 채널 예산 확보 필요.
02. 프로모션 개요(#진행 내용)
(1) 일정: 20년 12월 1일 00:00 ~ 23:59
(2) 목적: 신규 회원 확보 및 12월 거래액 증대
(3) 내용: 기간 내 3만 원 이상 구매시 20% 포인트 적립
(4) 예산: 총 xxxx만 원
(5) 노출 구좌: 공지사항, SMS 발송, 메인 배너, 이벤트탭 등
03. 성과 분석(#결과 상세)
(1) 구매자 수
(2) 거래액 및 매출
(3) 객단가(4) 인당 획득 비용 등…
04. 담당자 의견 및 시사점(#insights)
외부 홍보채널 예산 축소로(원인 분석) 전월 동일 프로모션 대비 신규 회원 확보 저조(평가), 외부 홍보채널 확보를 통한 신규 회원 유치 필요(개선 방안)
: 신규 회원 xxx명 유치를 위한 외부 홍보채널 예산 xxx억 필요
항상 정답일 순 없다. 하지만 보고서는 경영적 의사결정을 지원하기 위한 보조도구이다. 현장에서 제일 가까운 실무자의 인사이트를 그 근거와 함께 담아 의사결정을 돕는 것이 보고서 작성의 목적이라는 것을 잊지 말자.
셋째, 예상 질문을 미리 파악하여 묻기 전에 말하자.
우리의 리더는 어떤 스타일인가?
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디테일을 중시? → 그렇다면 보고서 작성 시 최대한 디테일하게 어떻게 이런 내용이 나오게 되었는지 지표나 백 데이터를 상세하게 준비하고, 오타나 잘못된 수식 및 디자인 요소의 통일에 신경 쓰는 것이 좋다.
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결론만? → 그렇다면, 보고서의 핵심 메시지를 짧게 한 줄로 정리하여 먼저 말하는 것이 좋다. 그리고 디테일한 지표나 백데이터는 첨부로만 넣어두고, 따로 설명을 요청하지 않으셨다면 설명하지 않아도 된다.
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항상 질문하시는 내용이 비슷? → 그렇다면, 해당 질문 내용을 꼭 포함하여 보고서를 작성한다. 보고서에 반영되기 어렵다면 해당 질문에 대한 답을 따로 구두로라도 설명할 수 있도록 준비를 해두는 것이 좋다.
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팀장님이 잘 썼다고 말하는 보고서는 어떤 특징과 공통점이 있나? → 디자인적인 특징, 논리를 풀어가는 흐름, 자료 구성 등 팀장님이 잘 썼다고 말하는 보고서에 어떤 특징이 있는지 파악한 후 그에 맞춰 작성하자.
덧붙여 특이한 데이터나 현상이 보인다면 무조건 그 데이터·현상의 원인에 대해서도 설명해야 한다. 특이한 현상의 원인은 앞으로 회사 전략 방향성을 잡는 데 도움이 되기 때문이다.
예를 들면, 마케터 정 사원은 주간 업무 보고에 필요한 지표를 정리하고 있었다. 분석 툴을 살펴보니 이번 주에 갑자기 웹사이트 방문자 수가 상승했다. 이때 보고서에는 숫자 외에 방문자 수에 영향을 미치는 요소인 '유입 채널', '진행 중인 프로모션' 등을 추가로 파악해 분석하고, 상승 원인을 명확하고 구체적으로 설명해주면 좋다.
이렇게 하면 보고서를 작성하면서 자연스럽게 '앞으로 A 채널 포스팅은 이렇게 해야겠구나'라는 인사이트가 함께 생기는데, 훌륭한 보고는 물론, 현상과 원인을 파악하여 이후 마케팅 전략에 활용할 수 있으니 일석이조이다.
넷째, 의사결정이 필요한 항목은 마지막에 한 번 더 정리하자.
만약 보고서를 통해 의사결정을 받아야 할 항목이 있다면 보고서의 맨 마지막에 한번 더 정리하자.
1) 보고 받는 사람 입장에서 "그럼 내가 뭘 해주면 되지?" 하고 헷갈리는 걸 방지할 수 있고,
2) 의사결정이 필요한 항목들을 더 오래 기억할 수 있다.
보고서 작성 원칙 4가지를 반영한 보고서 구조
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가장 첫 장에는 문서 목적에 따라 핵심 메시지를 요약.
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그다음으로는 메시지의 세부 내용 각각을 배열해준 뒤,
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마지막에는 의사결정이 필요한 사항을 한 번 더 정리해보는 것.
요약 정리
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맨 앞에 1분 안에 내용을 파악할 수 있을 정도로 전체 내용을 요약해서 넣는다.
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물어볼 만한 내용은 처음부터 포함해서 작성한다.
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문서의 목적(설득 or 공유)을 명확히 하여 필요한 내용이 빠지지 않도록 한다.
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보고를 받는 사람(=의사결정권자)의 의사결정이 필요한 항목은 맨 마지막에 한 번 더 정리한다.